Вазина Ксения Михайловна - Главный специалист- эксперт (канцелярия)

Должностной регламент

государственного гражданского служащего Чувашской Республики,

замещающего должность главного специалиста-эксперта отдела правового обеспечения и организационной работы Министерства здравоохранения Чувашской Республики

 

1. I. Общие положения

 

1.1. Должность государственной гражданской службы Чувашской Республики главный специалист-эксперт отдела правового обеспечения и организационной работы Министерства здравоохранения Чувашской Республики (далее – главный специалист-эксперт) учреждается в отделе правового обеспечения и организационной работы Министерства здравоохранения Чувашской Республики (далее – Министерство) в целях осуществления деятельности отдела правового обеспечения и организационной работы Министерства (далее – Отдел) в соответствии с Положением об Отделе.

1.2. В соответствии с подразделом 3 раздела 3 Реестра должностей государственной гражданской службы Чувашской Республики, утвержденного Указом Президента Чувашской Республики от 1 сентября 2006 г. № 73, должность «главный специалист-эксперт» относится к категории «специалисты» старшей группы должностей и имеет регистрационный номер (код) 3-3-4-19.

1.3. Область профессиональной служебной деятельности государственного гражданского служащего Чувашской Республики (далее – гражданский служащий):

управление в сфере архивного дела и делопроизводства

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности гражданского служащего Чувашской Республики:

обеспечение сохранности и государственный учет документов;

комплектование и документационное обеспечение управления.

1.5. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта Отдела назначается на должность и освобождается от должности министром здравоохранения Чувашской Республики (далее – Министр).

1.6. Главный специалист-эксперт непосредственно подчиняется начальнику Отдела либо лицу, исполняющему его обязанности.

1.7. На гражданского служащего, замещающего должность главного специалиста-эксперта, в случае служебной необходимости и с его согласия может быть возложено исполнение должностных обязанностей по другой должности гражданской службы.

1.8. В период отсутствия главного специалиста-эксперта его обязанности распределяются начальником Отдела между сотрудниками Отдела.

 

1. Квалификационные требования

 

2. Для замещения должности главного специалиста-эксперта отдела устанавливаются следующие квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования.

2.1.1. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела, должен иметь высшее образование.

2.1.2. Для должности главного специалиста-эксперта стаж государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности, направлению подготовки квалификационные требования не предъявляются.

2.1.3. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта Отдела, должен обладать следующими базовыми знаниями и умениями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Федерального закона от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

в) Федерального закона от 27 июня 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

г) Федерального закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

3) знаниями и умениями в области информационно-коммуникационных технологий.

2.1.4. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела, должен обладать следующими базовыми умениями:

мыслить стратегически (системно);

планировать, рационально использовать служебное время и достигать результаты;

коммуникативными умениями;

умениями управлять изменениями.

2.2. Профессионально – функциональные квалификационные требования.

2.2.1. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела, должен иметь высшее образование по направлению подготовки (специальности) «Государственное и муниципальное управление», «Документоведение и архивоведение» или иные специальности и направления подготовки, содержащиеся в ранее применяемых перечнях специальностей и направлений подготовки, для которых законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие указанным специальностям и направлениям подготовки.

2.2.2. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела, должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства Российской Федерации:

Конституции Чувашской Республики,

Закона Чувашской Республики от 12 апреля 2005 г. № 11 «О государственной гражданской службе Чувашской Республики»;

Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г.
№ 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г.
№ 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.
№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

приказ Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. № 142
«Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 02.02.2022 № 67095);

приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.02.2022 № 57449);

Закон Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об архивном деле в Чувашской Республике»;

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 23 июля
2009 г. № 236 «Об утверждении Типового регламента работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики»,

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 10 июня
2020 г. № 310 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики»;

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 14 октября 2015 г. № 365 «Вопросы Министерства здравоохранения Чувашской Республики».

иные нормативные правовые и правовые акты, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

2.2.3. Иные профессиональные знания главного специалиста-эксперта отдела включают:

система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

порядок обеспечения сохранности и государственного учета документов;

научные и методические разработки, технические требования стандартов в области обеспечения сохранности документов;

передовой отечественный и зарубежный опыт в области государственного управления и в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

методы подготовки методических пособий; принципов организации деятельности в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов; основы документационного обеспечения управления;

порядок составления планово-отчетной документации;

нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

системы хранения и классификации архивных документов;

виды справочно-поисковых средств архива;

порядок составления планово-отчетной документации;

основы документационного обеспечения управления.

2.2.4. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела, должен обладать следующими профессиональными умениями:

прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел;

работы в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов;

владение методикой анализа состояния работы архивных учреждений и федеральных органов исполнительной власти по комплектованию и документационному обеспечению управления;

ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, а также находящихся на депозитарном хранении в федеральных органах исполнительной власти и организациях.

2.2.5. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела, должен обладать следующими функциональными знаниями:

понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства.

2.2.6. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела, должен обладать следующими функциональными умениями:

подготовка информационных и других материалов.

 

 

 

III. Должностные обязанности

 

Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела, должен:

3.1. Исполнять основные обязанности государственного гражданского служащего (далее также – гражданский служащий), установленные статьей 15 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее также – Федеральный закон);

соблюдать ограничения, связанные с государственной гражданской службой (далее также – гражданская служба), установленные статьей 16 Федерального закона;

не нарушать запреты, связанные с гражданской службой, установленные статьей 17 Федерального закона;

соблюдать требования, связанные с гражданской службой, установленные статьями 18, 20 и 20.1 Федерального закона и статьями 8, 8.1 и 9, 11 и 12, 12.3 Федерального закона «О противодействии коррупции»;

соблюдать Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Чувашской Республики в Министерстве;

соблюдать законодательство Российской Федерации о государственной тайне.

3.2. Исходя из задач и функций отдела:

3.2.1. Разрабатывает инструкцию по делопроизводству в Министерстве и контролирует ее выполнение, проводит консультации по организации делопроизводства для сотрудников Министерства и руководителей организаций, находящихся в ведении Министерства.

3.2.2. Организует делопроизводство в аппарате Министерства, ведет электронный документооборот.

3.2.3. Ведет учет приказов по основной деятельности Министерства, входящей и исходящей корреспонденции, регистрирует их, формирует по ним дела.

3.2.4. Контролирует сроки своевременного исполнения сотрудниками Министерства поручений руководства, приказов Министерства по основной деятельности.

3.2.5. Осуществляет контроль за качеством подготовки и оформления документов, за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

3.2.6. Организует работу по приему документальных материалов, в том числе приказов и распоряжений Министра, их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения Министерства.

3.2.7. Руководствуясь должностными регламентами сотрудников аппарата Министерства, направляет посетителей для разрешения вопросов непосредственно к исполнителям.

3.2.8. Ведет запись и организует прием граждан министром, первым заместителем министра и заместителями министра.

3.2.9. Осуществляет:

учет и анализ обращений граждан, поступивших в Министерство, обеспечение принятия структурными подразделениями Министерства, организациями, находящимися в ведении Министерства, соответствующих мер реагирования;

ежедневный прием граждан по их устным и письменным обращениям;

анализ деятельности структурных подразделений Министерства по вопросам организации работы с обращениями граждан;

3.2.10. Составляет отчет и аналитическую справку о работе с письмами и обращениями, устном приеме граждан для ежеквартального представления их в Администрацию Главы Чувашской Республики и размещения её на сайте Министерства.

3.2.11. Обобщает имеющуюся информацию о выполнении документов вышестоящих органов, стоящих на контроле, рассмотрении заявлений и жалоб граждан и докладывает об этом руководству.

3.2.12. Оказывает консультативную и методическую помощь работникам Министерства по вопросам, связанным с рассмотрением обращений граждан.

 

3.2.13. Готовит ответы на запросы государственных органов, организаций и граждан.

3.2.14. Исполняет функции организатора по ознакомлению сотрудников Министерства с проектами законов, программ и иных нормативных правовых и распорядительных документов.

3.2.15. Имеет допуск к электронной базе данных документов и обращений граждан, несет ответственность за конфиденциальность сведений, отнесенных к служебной информации ограниченного распространения, за правильность использования печатей и штампов и их сохранность.

3.2.16. Взаимодействует с вышестоящими органами, с исполнительными органами Чувашской Республики и организациями по вопросам исполнения документов.

3.2.17. Составляет номенклатуру дел Министерства.

3.2.18. Организует работу по хранению материалов текущего делопроизводства и формированию дел. Осуществляет сдачу документов в архив в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

3.2.19. Осуществляет контроль за соблюдением правил работы с документами.

3.2.20. Обеспечивает структурные подразделения бланками документов.

3.2.21. Вносит предложения по улучшению деятельности отдела, организации делопроизводства Министерства.

3.2.22. Исполняет поручения начальника Отдела, отнесенные к компетенции отдела.

3.2.23. В процессе служебной деятельности обязан изучать и использовать при исполнении должностных обязанностей:

знания и умения работы в системе управления проектом «Эффективный регион»;

знания положений постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 8 июня 2022 г. № 262 «О системе бережливого управления в органах исполнительной власти Чувашской Республики и подведомственных им организациях» (далее – постановление № 262);

знания стадий реализации оптимизационных проектов с использованием инструментов бережливых технологий (далее – проект), предусмотренных постановлением № 262, основных методов и инструментов бережливого производства;

знания и умения формирования паспорта (карточки) проекта, карты текущего и целевого состояния процесса, плана мероприятий по реализации проекта, отчета о реализации проекта в соответствии с постановлением № 262;

знания понятия образца лучших практик применения принципов и инструментов бережливого производства в соответствии с методическими материалами Госкорпорации «Росатом»;

знания понятия ценности для потребителя, потока создания ценности, отличия деятельности создающей и не создающей ценности;

знания видов потерь, умения выявления их в своей работе;

знания понятия, необходимости совершенствования потока создания ценности с точки зрения сокращения всех видов потерь;

знания применения системы «5С» на рабочем месте, оптимизации планировки рабочего пространства по системе «5С» для исполнения должностных обязанностей;

знания назначения и формирования предложений по улучшениям.

 

1. Права

 

4.1. Основные права гражданского служащего, замещающего должность главного специалиста-эксперта отдела установлены статьей 14 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.2. Кроме того, гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела имеет право:

4.2.1. Запрашивать у структурных подразделений Министерства в порядке, установленном Министерством, справки и другие документы, необходимые для выполнения своих обязанностей;

4.2.2. Осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики.

 

1. Ответственность гражданского служащего за неисполнение
   (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей

 

5.1. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела несет предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за:

неисполнение либо за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;

несоблюдение ограничений, невыполнение обязательств и требований
к служебному поведению, нарушение запретов, которые установлены законодательством Российской Федерации;

разглашение служебной информации, ставшей известной гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей.

5.2. За совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине возложенных на него должностных обязанностей, применяются следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, увольнение с гражданской службы по предусмотренным законодательством Российской Федерации основаниям.

5.3. За несоблюдение гражданским служащим  ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции Федеральным законом, Федеральным законом «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами, налагаются следующие взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, увольнение с гражданской  службы  в  связи с утратой представителем нанимателя доверия к гражданскому служащему.

 

1. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

 

6.1. Вопросы, по которым гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения:

выбор метода проверки документов.

6.2. Вопросы, по которым гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения:

планирование своей работы;

заверение своей подписью с указанием своей фамилии и инициалов приказов и иных документов Министерства;

 

VII. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов

и (или) проектов управленческих и иных решений

 

Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела вправе участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам государственной гражданской службы Чувашской Республики в органах исполнительной власти Чувашской Республики.

 

VIII. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения

проектов управленческих и иных решений, порядок согласования

и принятия данных решений

 

Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела осуществляет подготовку и рассмотрение проектов управленческих и иных решений, согласование и принятие данных решений в соответствии с правилами делопроизводства в Министерстве, регламентом внутренней организации деятельности Министерства, порядком согласования проектов указов и распоряжений Главы Чувашской Республики и решений Кабинета Министров Чувашской Республики в Администрации Главы Чувашской Республики.

 

IХ. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями

 

9.1. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела осуществляет служебное взаимодействие с гражданскими служащими Министерства в связи с исполнением своих должностных обязанностей в следующем порядке:

с административным, вспомогательным и техническим персоналом Министерства в рабочем порядке;

с лицами, замещающими должности младшей, старшей и ведущей групп должностей Министерства на основе письменных запросов информации с использованием электронной почты;

с руководителями структурных подразделений Министерства взаимодействие осуществляется на основе письменных запросов по электронной почте, входящие запросы рассматриваются главным специалистом-экспертом в течение трех дней со дня регистрации;

с руководителями Министерства (заместители министра) на основе письменных запросов;

информирование работников Министерства по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, осуществляется посредством рассылки информации по электронной почте.

9.2. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела осуществляет служебное взаимодействие с гражданскими служащими иных государственных органов в связи с исполнением своих должностных обязанностей на основе поручений Министра, заместителя министра, начальника Отдела в указанные в поручении или в обращении сроки, если такие сроки не указаны, то в течение 20 дней с момента регистрации входящей документации.

9.3. Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта отдела осуществляет служебное взаимодействие с гражданами и организациями в связи с исполнением своих должностных обязанностей на основе поручений Министра, заместителя министра, начальника Отдела в указанные в поручении или в обращении сроки, если такие сроки не указаны, то в соответствии со сроками указанными в штампе «контроль».

 

1. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам

и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа

 

Гражданский служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта, государственные услуги не оказывает.

 

1. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности гражданского служащего

 

11.1. Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности главного специалиста-эксперта отдела оценивается по:

количественным и качественным показателям подготовленных и рассмотренных служебных документов, изученных материалов, наличию жалоб на результаты исполнения должностных обязанностей, своевременности и качеству выполнения возложенных на него задач;

выполнению дополнительно возложенных на Отдел задач.

11.2. Оценка осуществляется в соответствии с Положением о порядке выплаты премии, в том числе за выполнение особо важных и сложных заданий, материальной помощи, единовременной выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и единовременного поощрения, ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия государственной гражданской службы государственным гражданским служащим Чувашской Республики в Министерстве здравоохранения Чувашской Республики, утвержденным приказом Министерства от 20 июня 2022 г. № 1106 (зарегистрировано в Государственной службе Чувашской Республики по делам юстиции 30 июня 2022 г. регистрационный № 7817).